Pada sebuah organisasi pasti terdapat program-program kerja yang telah dibuat untuk dilaksanakan selama kepengurusan satu periode pada pengurus yang lagi menjabat dalam kepengurusan. Baik itu Organisasi Kemasyarakata (ORMAS), Organisasi Kemasyarakatan Pemuda (OKM) inginpun Organisasi Kemahasiswaan (ORMAWA). Semua bentuk program kerja mengacu pada visi dan misi serta tujuan dari pada organisasi itu sendiri.Salah satu program kegiatan yang pada umumnya dilakukan oleh sebuah organisasi yaitu dialog atau pelatihan. Terlebih lagi pada organisasi kemahasiswaan, pelatihan dasar merupakan sebuah kegiatan yang wajib setiap tahun dilakukan dalam perekrutan anggota yang baru.
Lihat juga : 3 Khasiat Utama Organisasi Bagi Mahasiswa yang Baru Masuk Kuliah
Pada sebuah dialog atau pelatihan dasar terdapat materi-materi yang akan disuguhkan kepada semua yang hadir dan biasanya mereka mengundang pembicara untuk menyampaikan materi-materi yang telah direncanakan, baik pembicara dari internal organisasi inginpun dari luar organisasi.
Pada postingan kali ini admin akan berbagi tips bagaimana tata cara yang baik dan lebih sopan ketika mengundang pembicara pada sebuah kegiatan organisasi yang akan dilaksanakan demi menjaga nama baik organisasi di mata orang lain. Saya sendiri pernah menjabat sebagai salah satu ketua organisasi mahasiswa ketika masih kuliah.
Lihat juga : 5 Hal yang Membuat Bahagia Menjadi Anggota Organisasi Mahasiswa
1. Persiapan materi
Persiapkan materi-materi apa yang akan dihadirkan pada kegiatan. Panitia pelaksana mengkomunikasikan secara intensif dengan pengurus oragnisasi agar sepakat dengan rencana materi tersebut termasuk juga dengan jumlah materi yang akan disampaikan.
2. Mendata Pembicara
Setela semua materi telah disepakati, semua panitia, anggota dan pengurus organisasi menciptakan rapat untuk membicarakan siapa saja pembicara yang akan diundang. Buatlah daftar nama-nama pembicara hasil dari rapat tersebut.
Khasiat dari rapat ini merupakan untuk mendapatkan rekomendasi-rekomendasi dari semua anggota sebab biasanya siapa yang merekomendasikan pembicara berarti dia sudah cukup dekat dan mengenal dengan baik orang tersebut.
3. Menghubungi Pembicara
Saya sangat menyaranakan agar hubungilah pembicara satu minggu sebelum acara dimulai. Hal ini agar si pembicara baru saja dapat mengatur waktunya dalam aktivitas dia sekaligus memberikan konfirmasi iya atau tak. Jika pembicara tersebut tak dapat hadir maka pihak panitia dapat mengundang pembicara lain. Itulah manfaatnya menguhubungi pembicara satu minggu sebelum acara dilaksanakan.
4. Membuat Undangan
Undangan yang admin maksudkan yaitu undangan formal yang seharusnya dibuat oleh sebuah organisasi resmi. Ada sedikit pengalaman admin di organisasi kemahasiswaan. Mereka mengundang hanya dalam bentuk pesan singkat yang mana isi pesan mereka juga bukan bersifat narasi resmi.
Undangan resmi yang formal yaitu harus terdapat kop surat, tanda tangan dan cap sesampai kemudian tak sepatutnya melalui pesan singkat.
5. Memberikan Undangan Kepada Pembicara
Sebelum mengantar undangan, perlu dihubungi pembicara terlebih dahulu. Hal ini agar mengetahui si pembicara lagi berada di mana, di rumah, di jalan atau di luar kota. Kemudian sampaikan bahwa ingin memberikan undangan pembicara dan tunggu arahannya. Mungkin dia akan katakan ketemu disuatu tempat atau dapat juga dia arahkan ke rumah.
Nah, bagaimana dengan pembicara yang sementara berada diluar kota ?
Sampaikan pertanyaan dengan sopan, agar menawarkan bagaimana apabila undangannya di email. Biasanya apabila mereka berada di tempat yang sulit dijangkau mereka lebih cenderung mengiyakan agar kirim ke alamat email pribadi mereka.
Lihat juga : Menjadi Pembicara Pada Dialog Publik Pariwisita
Itulah fungsi email sebagai surat elektronik, dizaman modern seperti ini, orang-orang sangat dibantu dengan perkembangan komunikasi yang semakin baik.
Jadi undangan yang sudah dibuat, tanda tangan dan cap di scan dalam format pdf atau jpg agar terlihat rapi kemudian dikirim.
Bingung atau ribet scan ? ada cara mudah dengan menggunakan HP Android. Baca : Cara Terbaru Scan File Apa Saja Hanya Dengan Menggunakan Handphone (HP)
Selain itu undangan yang telah dibuat juga dapat menjadi dokumentasi pada arsip organisasi dan juga sebagai laporan pertanggungjawaban kepanitian ketika kegiatan telah selesai dilaksanakan. Serta buat laporan pertangungjawaban pengurus organisasi saat mengakhiri masa kepengurusan mereka.
Itulah tata cara yang baik dan sopan mengundang seorang pembicara pada suatu kegiatan organisasi yang akan dilaksanakan. Sebaik-baiknya sebuah organisasi merupakan tertib dalam administrasi dan santun dalam bersosialisasi.
